Informatiebijeenkomst: aan de slag met KIK-V

Minder administratieve werkzaamheden en meer tijd voor cliënten. Dat is de wens van veel zorgaanbieders in de verpleeghuiszorg. In het programma Keteninformatie Kwaliteit Verpleeghuiszorg (KIK-V) werken ketenpartijen samen om de informatie-uitwisseling te verbeteren. Met als doel: betere (informatie)kwaliteit en minder administratieve lasten. Tijdens een online informatiebijeenkomst op 26 november hebben zorgaanbieders in de verpleeghuiszorg kennisgemaakt met KIK-V. 

Gastsprekers van Patiëntenfederatie Nederland, verpleeghuisorganisaties De Zorgboog, Zorgbalans en Aafje thuiszorg huizen en zorghotels vertelden aan vakcollega’s over hun ervaringen met KIK-V. De meerwaarde van KIK-V voor zorgaanbieders stond centraal. Zorgaanbieders werden uitgenodigd om te starten met de implementatie van KIK-V in hun organisatie.

Dat informatiekwaliteit en administratielast aandacht heeft bij zorgaanbieders in de verpleeghuiszorg, bleek uit de belangstelling voor de bijeenkomst. Kwaliteitsadviseurs, beleidsmedewerkers en andere geïnteresseerden van ruim 80 verschillende zorgaanbieders namen deel aan de interactieve bijeenkomst. Uit verschillende poll-vragen tijdens de bijeenkomst bleek onder andere dat het vele registratie- en aanleverwerk hen een doorn in het oog is. Daar willen zorgaanbieders en ketenpartijen iets aan doen. Al tijdens de bijeenkomst zochten deelnemers contact met elkaar om samen de implementatie van KIK-V op te pakken.

KIK-V Informatiebijeenkomst

Voorbeelden van knelpunten bij het aanleveren van informatie

  • Zorgaanbieders moeten aan diverse landelijke ketenpartijen informatie aanleveren op verschillende momenten. Deze organisaties stellen hun vragen vaak net even anders, zodat de zorgaanbieder steeds opnieuw informatie moet verzamelen. Dit levert veel werk op. 
  • Zorgaanbieders gaan verschillend te werk in de registratie en aanlevering van kwaliteitsinformatie. Ook is er sprake van definitieverschillen tussen organisaties. Het gevolg is dat de geleverde informatie door de landelijke ketenpartij vaak niet goed te vergelijken is. 
  • Zorgaanbieders krijgen vaak weinig terugkoppeling van de landelijke ketenpartij. Ze leveren informatie aan, maar wat er precies mee gebeurt is onduidelijk.

Programma KIK-V voerde eerder een nulmeting uit naar hoe zorgaanbieders te werk gaan rond het aanleveren van kwaliteitsinformatie. Bekijk het volledige rapport:

Bevindingen nulmeting KIK-V

“Mensen baseren hun keuze op beschikbare informatie, zoals de Keuzehulp Verpleeghuiszorg op Zorgkaart Nederland. Goede data zijn van wezenlijk belang voor een passende keuze.” – Nathalie Koopman

Voordelen KIK-V voor zorgaanbieders en uitvragende instanties

Het programma KIK-V heeft de ambitie knelpunten in de uitwisseling van beschikbare informatie in de verpleeghuiszorg weg te nemen. Ketenpartijen werken hierin samen om afspraken te maken over het aanleveren van (kwaliteits)informatie. Als de partijen afstemmen welke informatie zij opvragen bij zorgaanbieders, hoeven die zorgaanbieders hetzelfde antwoord maar één keer te geven. Zorgaanbieders ervaren dan minder administratielast en uitvragende partijen ontvangen de juiste informatie.

Om optimale zorg te kunnen leveren is het nodig om informatie vast te leggen. Maar veel registreren geeft ook druk op het werk en leidt de aandacht af van de cliënt. Dat moet makkelijker kunnen, vindt Alexander van Cappellen, chief information officer bij Zorgboog.

KIK-V is een mooie eerste stap naar datagedreven werken. Het begint met een definitie van een gezamenlijke taal. Samenwerking met leveranciers van systemen is daarbij belangrijk. Zorgorganisaties moeten samenwerken en leveranciers aanspreken. Niet als een vuist, maar als een handreiking.

“We merken dat we in steeds meer systemen bezig zijn. Het mooie van KIK-V is dat we informatie slimmer gaan vastleggen en eenvoudiger verantwoorden.” – Alexander van Cappellen

Meerwaarde van starten met KIK-V

Verantwoording afleggen is belangrijk. Maar het kan ook veel werk en druk opleveren, merkte beleidsadviseur Miranda Bus bij Zorgbalans. Vaak komen partijen na elkaar informatie opvragen, maar elke keer net anders. KIK-V brengt verbetering doordat partijen afspreken welke informatie nodig is en samen kijken welke gegevens al worden vastgelegd.

Zorgbalans is zo enthousiast over het programma, dat het samenwerking heeft gezocht met andere zorgaanbieders in de regio. Samen werken de instellingen aan de implementatie van KIK-V. Op de korte termijn levert KIK-V al meerwaarde op, omdat het de organisatie bewust maakt van de kwaliteit van de eigen gegevenshuishouding.

“Als iedereen dezelfde informatie vraagt en uitgaat van wat we al registreren, dan wordt het eenvoudig om de gevraagde informatie aan te leveren. Daarom zijn wij blij met KIK-V.” – Miranda Bus

KIK-V in de praktijk

De implementatie van KIK-V omvat onder meer een modelgegevensset en een uitwisselprofiel. De modelgegevensset is gemaakt en getoetst in samenspraak met zorgaanbieders en informatievragende ketenpartijen en omvat eenduidige definities van allerlei data die opgevraagd kunnen worden. Je kunt bijvoorbeeld wel vragen naar het aantal fte’s, maar is voor iedereen duidelijk wat je daaronder verstaat? De ene zorgaanbieder hanteert een werkweek van 36 uur en de ander van 38 uur. De modelgegevensset biedt verduidelijking.

Het uitwisselprofiel bevat afspraken over hoe vaak informatie wordt uitgevraagd en met welk doel. Ook spreken partijen met elkaar af welke terugkoppeling de zorgaanbieder krijgt en worden juridische aspecten verduidelijkt. Bijvoorbeeld hoe de privacy van medewerkers en cliënten wordt gewaarborgd.

Meer weten over de verschillende onderdelen van de afsprakenset? Bekijk dan deze korte video 'KIK-V Afsprakenset'.

Eerste ervaringen in het werken met KIK-V

De Zorgboog is vanaf het begin in 2018 betrokken bij KIK-V en deed onder andere mee met een toets op de gegevensset voor personeelssamenstelling en basisveiligheid. Bij de gegevensset voor basisveiligheid liep de Zorgboog aan tegen definitiekwesties, vertelt senior cliëntenadministrateur Miranda van Dongen. Zo is het kwaliteitskader specifiek voor de langdurige zorg, maar de Zorgboog heeft ook ander cliënten. Als de definities eenmaal goed zijn vastgelegd in de afsprakenset, kan je vervolgens de vragen die daar over gaan veel eenvoudiger beantwoorden.

“Werken met KIK-V is een continu proces. Sommige dingen gaan snel en gemakkelijk, bij andere duurt het langer en kom je de nodige breinbrekers tegen. Maar het is zeker de moeite waard om eraan te beginnen.” – Miranda van Dongen

Aafje heeft de informatiehuishouding rondom kwaliteitsinformatie al redelijk gestructureerd, vertelt beleidsadviseur Janine von Lindern. De organisatie heeft in een kwaliteitstraject, met ondersteuning van Waardigheid en Trots, een dashboard ontwikkeld gekoppeld aan kwaliteitsindicatoren. Medewerkers houden dossiers bij en uit die dossiers wordt informatie gegenereerd, bijvoorbeeld om te leren en te verbeteren. Het is wel belangrijk om definities helder te hebben, anders kun je zaken niet goed vergelijken.

“Bij een uitvraag is het heel handig als je gegevens uit je systeem kunt halen zonder te zoeken. Maar bij de cijfers hoort wel een verhaal. Zonder context zijn data slechts data.” – Janine von Lindern

Starten met de implementatie van KIK-V

KIK-V ondersteunt organisaties die de informatie-uitwisseling met ketenpartijen willen stroomlijnen, vertelt Vera Verweij, adviseur implementatie KIK-V. Zorgaanbieders krijgen een persoonlijk aanspreekpunt en kunnen profiteren van de ervaringen van koplopers. Het maakt niet uit hoe ver een instelling is met digitaliseren, alle zorgaanbieders kunnen meedoen.

De KIK-V zelfscan is een instrument voor zorgaanbieders die geïnteresseerd zijn in KIK-V. Na het uitvoeren van de zelfscan ontvangt een zorgaanbieder een startdocument. Dit startdocument geeft inzicht in de verwachte impact van de implementatie en maakt duidelijk wat KIK-V voor de zorgaanbieder oplevert. Ook geeft het startdocument richting voor zorgaanbieders die willen samenwerken in de implementatie. De adviseur implementatie van KIK-V kan hierbij optreden als ‘matchmaker’.

Aan de slag met KIK-V? Zorgaanbieders kunnen de zelfscan opvragen via het contactformulier.