Pilot KIK-Starter: succesvol pionieren
Op weg naar het einddoel van KIK-V, het efficiënt en uniform uitwisselen van gegevens, werden in de eerste helft van 2022 essentiële stappen gezet. Lelie Zorggroep (locaties in heel Nederland) en ouderenzorgorganisatie Marga Klompé (locaties in de Achterhoek) deden mee met een pilot van de ‘KIK-Starter’. Met cruciale lessen en zinvolle inzichten als resultaat.
De KIK-Starter is een stuk software dat zorgaanbieders helpt om indicatoren te berekenen en het aanleveren van gegevens meer te automatiseren. Ofwel, de KIK-Starter maakt het proces van gegevensuitwisseling digitaler. Zorgaanbieders die al een tijd bezig zijn met het implementeren van KIK-V, konden deelnemen aan de pilot om de eerste versie van de KIK-Starter te testen.
Pionieren
Susanne Ledeboer, Kwaliteitsregisseur bij Lelie Zorggroep, deed samen met collega’s Eddo de Haas Informatiemanager, en Valentijn Kauffmann, controller, mee aan de pilot. Suzanne is sinds 2020 betrokken bij KIK-V en deelname aan de pilot vond ze vanzelfsprekend. “We zijn al een tijd bezig en de KIK-Starter leek me erg nuttig bij het ophalen van de personeelsgegevens bij mijn collega’s. Dat is ieder jaar een tijdrovende klus. ”Het uitproberen van de KIK-Starter was ook nodig om met de implementatie verder te kunnen”, vult Eddo aan. “We wisten dat we zouden gaan pionieren.”
En pionieren was het, meent Richard Dijkstra, projectleider en inhoudelijk expert bij KIK-V. “We zijn met elkaar iets baanbrekends aan het ontwikkelen, een systeem als KIK-V bestaat nog nergens. Bovendien pakken we het zorgvuldig aan. We betrekken alle softwareleveranciers (ONS, Beaufort, Visma, AFAS, red.) om te voorkomen dat we de systemen niet goed op elkaar aansluiten. Een fout die er bij er bij andere grote IT-projecten vaak wel insluipt.”
Filteren
Ook Floris Geessinck, informatiemanager, en Teun Koldeweij, data analist van Marga Klompé deden mee aan het pilotavontuur en maakten kennis met belangrijke onderdelen van de KIK-Starter. “De pilot dwong ons om gericht te kijken naar alle data die er is, waar die opgeslagen is en hoe je het kunt benutten. Vervolgens konden we focussen op de indicatoren voor personeelssamenstelling, zoals FTE’s en verzuimcijfers.”
Data steward
Een conclusie die de beide zorginstellingen los van elkaar trokken, is dat het werken met de KIK-Starter vraagt om een ondersteuner die alle data ‘KIK-V ready’ kan maken. Richard onderschrijft die aanbeveling en noemt zo’n ondersteuner een data steward: “Iemand binnen de zorginstelling die goed weet welke data je waar kunt vinden en hoe je het op de juiste manier leesbaar kunt maken voor de KIK-Starter. Teun en Valentijn bleken bijvoorbeeld onmisbaar vanwege hun ervaring rondom het aanleveren van data.”
Eddo trekt het iets breder en raadt iedere zorgorganisatie aan om voor KIK-V een heldere projectstructuur op te zetten. Daarin horen volgens hem onder meer mensen thuis die gewend zijn aan het proces van gegevens aanleveren.
Van theorie naar praktijk
Een ander leerpunt is dat de referentieontwerpen, die nodig zijn om de gegevens te verwerken in het kennismodel van KIK-V, beter moeten aansluiten op de dagelijkse praktijk, vertelt Suzanne. “Onze cliënten op de afdelingen hebben bijvoorbeeld verschillende zorgzwaartepaketten (ZZP’s). Het personeel heeft dus altijd te maken met diverse ZZP’s, maar die realiteit paste nog niet in de KIK-Starter.”
Floris liep er binnen Marga Klompé tegenaan dat behoorlijk wat gegevens handmatig omgezet moesten worden. “In totaal zijn we aan de conversie, het omzetten, de meeste tijd kwijt geweest.”
Richard is blij met de constructieve leerpunten. Hij beaamt dat bijvoorbeeld de conversie een plek moet krijgen in de KIK-Starter. Daarnaast vindt hij dat zorginstellingen sneller aan de slag moeten kunnen met de data. “Ik denk dat het goed is om het proces op te knippen zodat we met clusters van data alle onderdelen kunnen doorlopen. We moeten dus eigenlijk heel eigentijds gaan scrummen. “
Volgende stap
Al met al ziet Susanne hun deelname aan de pilot als een nuttige bijdrage aan het verder brengen van KIK-V. “Het was een zoektocht met hobbels en zijpaden, met elkaar zijn we al ver gekomen. De samenwerking heeft er ook voor gezorgd dat we elkaar intern nu goed weten te vinden.” Floris kijkt eveneens terug op een geslaagde pilot, met adequate, ondersteunende begeleiding vanuit KIK-V.
Alle bevindingen en aandachtspunten zijn voor Richard waardevolle input. “Het is een leerproces. Met deze uitkomsten is een optimaal gebruik van de KIK-Starter weer dichterbij gekomen. ”
“Het was een zoektocht met hobbels en zijpaden, met elkaar zijn we al ver gekomen”