Fase 2 – Voorbereiden

De voorbereidingsfase maakt duidelijk wat de implementatie concreet voor uw organisatie inhoudt. In deze fase maakt u een keuze voor een voorlopig instapniveau en gaat u op basis van dit instapniveau aan de slag met de gap-analyse. Daarnaast brengt u de organisatorische, procesmatige en ICT-aanpassingen in kaart.

Instapniveau

Op basis van het startdocument en de resultaten uit eerdere fases kiest u per Uitwisselprofiel een voorlopig instapniveau dat past bij de organisatie. Dit instapniveau is de basis voor de uitvoering van de gap-analyse. Een uitgebreid naslagwerk over de instapniveaus vindt u op de website via deze link.

Gap-analyse

Tijdens de gap-analyse gaat u onderzoeken hoe de gegevens uit de Modelgegevensset overeenkomen met de gegevens uit uw systemen. Het is hierbij belangrijk om na te gaan of de gegevenselementen conform de juiste definities beschikbaar kunnen worden gesteld. Op basis van de gevonden gaps kan inzichtelijk worden gemaakt welke organisatorische aanpassingen noodzakelijk zijn om de gewenste situatie te bereiken. Deze informatie dient als input voor het plan van aanpak.

Hoe de gap-analyse wordt uitgevoerd is afhankelijk van het voorlopige gekozen instapniveau. Dit heeft onder andere te maken met de manier waarop het bronsysteem gebruikt wordt en verschillende ondersteuningsmiddelen per instapniveau. Een uitgebreid naslagwerk over de gap-analyse vindt u in onze handreiking 'Starten met KIK-V', dat de gap-analyse per instapniveau toelicht.  

Na het doorlopen van deze fase stelt u een plan van aanpak op waarmee structuur wordt aangebracht en methodisch te werk kan worden gegaan. In het plan van aanpak wordt beschreven welke bewerkingen noodzakelijk zijn om de gewenste situatie te bereiken. Hiermee wordt de veranderopgave inzichtelijk gemaakt. Op basis van dit plan van aanpak kan een formeel besluit genomen worden om de Afsprakenset KIK-V te implementeren.

U kunt gebruik maken van het plan van aanpak dat als format is ontwikkeld. Hierin staan de belangrijkste aspecten van de implementatie overzichtelijk weergegeven. De invultool kunt u via deze pagina downloaden. 

Na de voorbereidingsfase van de implementatie volgt de uitvoeringsfase (fase 3).

Instapniveau 1a
Beeld: ©Lost Lemon / Michel Henry
Instapniveau 1b
Beeld: ©Lost Lemon / Michel Henry

Programma KIK-V werkt aan de ontwikkeling van technische voorzieningen om uw dataset veilig en geautomatiseerd te laten bevragen door ketenpartijen. Eind 2021 informeren wij u over het beschikbaar komen van deze voorzieningen en de technische eisen waaraan moet worden voldaan. Wilt u meedoen met de pilots waarin deze technische voorzieningen worden ontwikkeld? Laat het ons weten via het contactformulier.

Na het doorlopen van deze fase, schrijft u hier het implementatieplan. Om het implementatieplan te maken, kan de zorgaanbieder gebruik maken van de invultool Plan van Aanpak. Hiermee sluit u de voorbereidingsfase af.

Tools behorende bij deze fase:

Referentieontwerpen ECD-en HR-systemen

Programma KIK-V heeft referentieontwerpen ontwikkeld. Deze referentieontwerpen beschrijven hoe u met uw systemen de dataset geautomatiseerd kunt samenstellen. De referentieontwerpen worden gemaakt met de leveranciers van de meest voorkomende systemen.

Invultool Plan van Aanpak
Deze invultool kunt u gebruiken ter voorbereiding van de implementatie. In de invultool staan alle belangrijke aspecten van de implementatie overzichtelijk weergegeven, met toegevoegde suggesties vanuit het programma KIK-V. Neem contact met ons op als u hierbij ondersteuning nodig heeft.

Na de voorbereidingsfase van de implementatie volgt de uitvoeringsfase (fase 3).