Koplopers implementatie KIK-V zijn van start

Nieuwsbericht | 16-12-2020 | 12:00

De kennissessies waren het vervolg op de online bijeenkomst zorgorganisaties Kennemerland die begin september de start markeerde van de implementatiefase van de afsprakenset KIK-V. Anders dan de kick-off, die nog vooral een verkennend karakter had, leverden deze kennissessies veel meer concrete informatie op. Zo kregen de deelnemers inzicht in hoe zij hun bronsystemen zo kunnen inrichten dat zij straks relatief eenvoudig de uitgevraagde gegevens uit hun systemen kunnen halen.  

Werken met de afsprakenset en modelgegevens

De 5 zorgaanbieders uit de regio Kennemerland (Zorgbalans, Kennemerhart, Reinalda, Viva! Zorggroep en St. Jacob) zijn de koplopers in deze implementatiefase. Zij zijn al redelijk ingevoerd in de technische termen die tijdens deze kennissessie werden gebruikt. Omdat dat lang niet voor alle KIK-V-deelnemers geldt, leggen we hier eerst kort een aantal begrippen van het programma KIK-V uit en laten we zien waar we nu staan.

KIK-V heeft als doel de gegevensuitwisseling over de kwaliteit van verpleeghuiszorg effectiever en efficiënter te maken. Het fundament hiervoor is de afsprakenset KIK-V die de betrokken partijen samen hebben vastgesteld. De eerste versie van de afsprakenset is in oktober opgeleverd en richt zich op 2 thema’s uit het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg die voor de ketenpartijen prioriteit hebben: ‘personeelssamenstelling’ en ‘basisveiligheid’.

Onderdeel van de afsprakenset is de ‘modelgegevensset’. Hierin staan de gegevens beschreven die aanbieders beschikbaar moeten stellen binnen KIK-V. Het kan zijn dat organisaties bepaalde uitgevraagde gegevens niet rechtstreeks uit hun eigen systemen kunnen halen. Omdat dat problemen kan opleveren voor de implementatie van de afsprakenset, is het belangrijk dat zorgaanbieders eerst inventariseren welke gegevens zij uit de eigen bronsystemen kunnen halen. Het programma KIK-V heeft zogenaamde ‘referentieontwerpen’ ontwikkeld die zorgaanbieders kunnen helpen bij deze inventarisatie. 

Feedback van koplopers

Tot zover de theorie. Maar hoe pakt de implementatie en de ondersteuning vanuit KIK-V uit in de praktijk? Die vraag vormde de aanleiding voor de kennissessies met de 5 koplopers, want zij gaan als eerste de afsprakenset implementeren. Hun ervaringen en feedback worden meegenomen bij de latere landelijke uitrol van de implementatie. Belangrijke vragen vanuit het programma KIK-V tijdens deze kennissessie waren dan ook: waar lopen jullie tegenaan bij het gebruik van onze producten? Wat hebben jullie nodig voor een succesvolle implementatie? Hoe kunnen we jullie daarbij ondersteunen?

“Wat mij positief is opgevallen aan KIK-V is de praktische aanpak en de aanwezige kennis. Ik heb er alle vertrouwen in dat hieruit een nuttige tool zal ontstaan. Momenteel worden er bij het aanleveren van de gegevens veel aannames gedaan en is er veel handmatig werk nodig. Daardoor vraag ik mij af in hoeverre de gegevens bruikbaar zijn. Hopelijk gaat KIK-V dat oplossen.”

Merel Barendregt, Human Resources Manager bij Sint Jacob in Haarlem

Efficiënt werken met personeelsgegevens uit HR-systemen

Bij deze kennissessies lag de focus op de modelgegevensset voor de personeelssamenstelling. Daarom schoven naast kwaliteitsfunctionarissen ook HR-professionals van de verschillende koplopers bij deze online bijeenkomst aan. Voor hen is het met name interessant of en hoe zij de gevraagde gegevens uit hun HR-bronsysteem kunnen halen. De referentieontwerpen, die KIK-V voor veelgebruikte HR-bronsystemen (zoals Beaufort, Visma HR en Afas) ontwikkelt, kunnen hierbij helpen, vertelt Tijn van Wegen van KIK-V: “Een referentieontwerp geeft informatie over hoe je technische gegevens uit je bronsysteem moet ontsluiten. Ook laat het zien welke gegevens je in je bronsysteem kunt gebruiken en het bevat een lijst met afwijkingen daarop. Met afwijkingen bedoelen we dat bepaalde personeelsgegevens niet in het HR-systeem zijn opgeslagen, maar dat je die bijvoorbeeld uit het salarissysteem of urenregistratiesysteem moet halen.”

De deelnemende HR-professionals herkennen dat. Zeker stagiairs, vrijwilligers en uitzendkrachten worden vaak bijgehouden in Excel-sheets of andere systemen dan het HR-bronsysteem. Dat betekent dat deze functies vaak elk jaar weer opnieuw bij elkaar gezocht moeten worden. Tijn van Wegen reageert: “We gaan samen met zorgaanbieders en hun softwareleveranciers kijken hoe we met technische oplossingen dit proces zoveel mogelijk kunnen automatiseren, zodat je het verzamelen van deze ‘afwijkende’ gegevens niet elk jaar opnieuw hoeft te doen.”

Aan de slag

Aan de hand van de lijst met modelgegevens uit het referentieontwerp kunnen zorgaanbieders onderzoeken welke van die gegevens zij direct uit het eigen bronsysteem kunnen halen. Dat is ook meteen de opdracht aan de aanwezige koplopers: bekijk of de gevraagde gegevens in het HR-systeem zitten. En zo niet, noteer dan waar je ze dan wel vandaan kunt halen. “De ervaringen van deze zorgaanbieders leveren ons veel bruikbare feedback en tips op”, vertelt Vera Verweij implementatie adviseur van KIK-V. “Die gebruiken wij om onze producten en de implementatiestrategie waar nodig aan te passen. In de tussentijd staan wij voor hen klaar om ze waar nodig te ondersteunen in dit voor iedereen nieuwe implementatietraject. We moeten tenslotte samen uitvinden wat goed werkt.”

“De samenwerking met het Zorginstituut ervaar ik als erg positief. De kennissessie geeft mij een concreet beeld van wat KIK-V zou betekenen voor onze organisatie en welke stappen wij als organisatie moeten zetten voor een succesvolle implementatie. Ik vind het erg positief dat de programmaleiders ruimte bieden om hierover in gesprek te gaan. Daar heb ik gebruik van gemaakt. De informatie was wat technisch ingestoken, maar erg duidelijk en goed te begrijpen.”

Corinne Zeilstra, Kwaliteitsfunctionaris bij Zorggroep Reinalda in Haarlem

Wilt u meer weten wat KIK-V voor uw organisatie betekent? Doe dan de zelfscan KIK-V! Deze kunt u aanvragen via ons contactformulier.