Van losse cijfers naar vergelijkbaar inzicht: Hoe Sanniek en Zilveren Kruis leerden van een gezamenlijke uitvraag
Wat levert het op als een zorgkantoor en zorgaanbieder echt gegevens uitwisselen via KIK-V? Die vraag stond centraal bij een recente pilot van Zilveren Kruis, in samenwerking met vijf zorgaanbieders. Een daarvan was Woonzorg Sanniek, een kleinschalige VVT-organisatie in Drenthe. Samen testten ze een volledige uitvraag van 23 personeelsindicatoren, voor het eerst via het datastation.
Betrouwbare data als basis
De ervaringen zijn positief, ondanks technische hobbels. Volgens Jacqueline Smit, bestuurder van Sanniek, zit de grootste winst in helderheid en betrouwbaarheid. “We hebben nu inzicht in cijfers waarvan we eerder niet helemaal zeker wisten of ze klopten. Dat geeft rust én vertrouwen.”
Michiel van Schaffelaar, transitieadviseur bij Zilveren Kruis Zorgkantoor, benadrukt de waarde van een gedeelde standaard: “Iedereen rekent op dezelfde manier. Dat maakt het gesprek over kwaliteit inhoudelijker en eerlijker.”
Waarom deze pilot?
Voor Zilveren Kruis was het belangrijk om praktijkervaring op te doen met het KIK-V datastation. “We wilden weten: hoe verloopt zo’n uitvraag in de praktijk, technisch en organisatorisch? Waar gaat het goed, waar zit ruis?” vertelt Michiel. “Vijf aanbieders gaven aan dat ze er klaar voor waren. Dat gaf ons de kans om een echte uitvraag te doen op basis van het uitwisselprofiel ‘Inkoopondersteuning en Beleidsontwikkeling van de Zorgkantoren’.”
Voor Sanniek sloot de pilot goed aan bij de wens om efficiënter met data om te gaan. “Wij zijn altijd op zoek naar manieren om en administratieve last te verlagen en het werk voor onze mensen eenvoudiger te maken,” zegt Jacqueline. “Als je dan de kans krijgt om gegevens op een uniforme manier aan te leveren, dan grijpen we die.”
"Dankzij de standaarddefinities van KIK-V weet je: iedereen gebruikt dezelfde rekenwijze. Dan kun je eerlijk vergelijken.” - Jacqueline
Wat werd uitgevraagd?
De uitvraag bevatte 23 indicatoren over personeelsnormering: van fte’s per functie tot verzuim, in- en uitstroom. “We konden zeventien van de drieëntwintig vragen beantwoorden,” zegt Jacqueline. “Voor de rest bleken we onze systemen nog niet voldoende ingericht te hebben. Maar juist dat was leerzaam, we weten nu precies waar we nog iets moeten aanpassen.”
Volgens de evaluatie van het Zorginstituut was dat precies de bedoeling: de uitvraag was niet bedoeld om ‘alles goed’ aan te leveren, maar om inzicht te krijgen in waar het spaak loopt in termen van techniek, inhoud of inrichting van bronsystemen.
Techniek als leerpunt
“Het eerlijke verhaal is dat er bij het realiseren van een gestroomlijnde gegevensuitwisseling best veel komt kijken, in zowel qua techniek als in de werkprocessen.” vertelt Michiel. “De pilot verliep daarom niet zonder obstakels. Aanbieders kregen de uitvraag niet altijd goed door, of antwoorden kwamen niet aan. Sommige vragen bleken zoveel rekenkracht te vragen dat het systeem vastliep. Eén aanbieder moest lang rekenen op een enkel datapunt, dat is niet werkbaar.”
Ook voor Sanniek was het even zoeken. “We merkten dat de koppeling met ons salarissysteem cruciaal was. Als daar iets niet goed staat, krijg je een fout of onvolledig beeld. Gelukkig waren de lijntjes kort en konden we snel schakelen met onze leverancier.”
Al deze problemen zijn inmiddels in kaart gebracht en grotendeels opgelost. Michiel: “Juist door het te doen ontdek je wat nog aandacht vraagt. En dat maakt dit zo waardevol.”
Betrouwbare cijfers en eerlijke vergelijking
Wat levert het op? “We weten nu zeker dat het ziekteverzuimcijfer dat we rapporteren klopt,” zegt Jacqueline. “Vroeger deden we dat handmatig. Nu komt het direct uit ons systeem. Dat geeft rust.”
Daarnaast is er winst op een hoger niveau. “Doordat iedereen met dezelfde definities werkt, kun je cijfers van organisaties veel beter met elkaar gaan vergelijken,” zegt Michiel. “In eerdere trajecten rekende de een op basis van gewerkte uren, de ander op basis van contracturen. Nu bouw je aan een gezamenlijke taal. En dat scheelt bijvoorbeeld veel werk bij het navragen en opnieuw uitleggen.”
Jacqueline vult aan: “Wij hebben relatief veel medewerkers aan het bed en weinig overhead. Maar als organisaties hun cijfers allemaal op een andere manier berekenen, bijvoorbeeld wel of geen administratief personeel meenemen, dan is het appels met peren vergelijken. Dankzij de standaarddefinities van KIK-V weet je: iedereen gebruikt dezelfde rekenwijze. Dan kun je eerlijk vergelijken.”
“We willen af van losse vragenlijsten, herhaalde uitvragen en onvergelijkbare rapportages. Met dit soort uitwisselprofielen zetten we een structuur neer die dat mogelijk maakt.” - Michiel
Minder gedoe, meer overzicht
De technische kant is belangrijk, maar de echte waarde zit in het effect op het werk. “Als het zorgkantoor een uitvraag doet, hoeven wij niets meer handmatig aan te leveren,” zegt Jacqueline. “Ze kunnen het direct ophalen. Dat scheelt tijd én fouten.”
Michiel ziet daarnaast een trendbreuk. “We willen af van losse vragenlijsten, herhaalde uitvragen en onvergelijkbare rapportages. Met dit soort uitwisselprofielen zetten we een structuur neer die dat mogelijk maakt.”
Naar een gezamenlijke infrastructuur
Wat beide gesprekspartners bindt, is het vertrouwen in samenwerking. “Het gaat niet om controle, maar om zo eenvoudig mogelijk en slim gebruik te maken van de data zodat we de zorg samen toekomstbestendig houden,” benadrukt Michiel. “We koppelen alles één-op-één terug. Geen verrassingen, wel inzicht.”
Jacqueline besluit: “Het is zorggeld. Dan mag je ook laten zien hoe je dat inzet. En je leert er als organisatie zélf ook weer van.”