Zó werkt het KIK-V matchingsproces
Zorgaanbieders verzamelen veel gegevens voor hun eigen interne processen. Maar die gegevens sluiten vaak niet goed aan op wat informatie-vragende partijen vragen. Daardoor zijn zorgorganisaties veel tijd kwijt aan knippen, plakken en aanpassen van data, net zolang tot dat het matcht met wat er extern gevraagd wordt. Dat kan en moet slimmer.
De KIK-V werkwijze helpt daarbij. Met de afspraken die we binnen KIK-V maken zorgen we ervoor dat de vragen van informatie-vragende partijen beter aansluiten op de gegevens die verpleeghuizen toch al registreren. Zo verminderen we de administratieve last én krijgen informatie-vragende partijen kwalitatief betere antwoorden.
Hoe werkt het matchingsproces?
Bij het ontwikkelen van een nieuw uitwisselprofiel doorloopt Programma KIK-V met de betrokken partijen een matchingsproces. Dit proces zorgt ervoor dat vragen van informatie-vragende partijen gekoppeld worden aan gegevens die zorgaanbieders al vastleggen. Dit verloopt in vijf duidelijke stappen:
Stap 1: Voorbereiding - De informatie-vragende partij brengt de informatiebehoefte in kaart
De eerste stap is het in kaart brengen van de informatiebehoefte. Samen met informatie-vragende partijen wordt besproken welke informatie ze precies willen weten. Vervolgens worden ook de begrippen die voorkomen in de gestelde vragen helder gedefinieerd.
Stap 2: De KIK-V beheerorganisatie en de informatie-vragende partij lopen gezamenlijk de informatiebehoefte na
De beheerorganisatie van KIK-V en de informatie-vragende partij lopen gezamenlijk de vragen uit de eerste stap na en scherpen waar nodig de antwoorden aan. Deze stap wordt afgerond met een go/no go-moment waarbij beiden partijen samen op basis van juridische grondslag en business case bepalen of een vervolg van het matchingsproces zin heeft.
Stap 3: De informatievragen worden ontleed in de concepten waaruit deze zijn opgebouwd
Daarna wordt bepaald welke gegevens nodig zijn om de vraag te beantwoorden. Dit worden ook wel concepten genoemd en zijn vastgelegd in de modelgegevensset. Ook wordt gekeken waar die gegevens worden bijgehouden in de operationele bronsystemen van de zorgaanbieder. Mogelijke bronsystemen zijn bijvoorbeeld een ECD (elektronisch cliëntendossier), een financieel pakket of software die gebruikt wordt bij de HRM-afdeling van een zorgaanbieder.
Stap 4: De KIK-V beheerorganisatie zoekt met de informatie-vragende partij per concept naar een bestaande omschrijving
Een concept is bij voorkeur al in de modelgegevensset KIK-V opgenomen. Is dat niet het geval, dan wordt een nieuw concept met beschrijving voor de modelgegevensset voorgesteld.
Stap 5: Match bevestigen
Als alles goed aansluit, is er een match: de vraag van de informatie-vragende partij kan beantwoord worden met bestaande gegevens van de zorgaanbieder. Als er niet direct een match is wordt gekeken of de vraag aangepast kan worden, zodat dit wel lukt. Als dat niet gaat wordt verder gezocht naar gegevens waarmee de vraag wél beantwoord kan worden. Dit proces gaat net zolang door tot er in de informatiebehoefte kan worden voorzien.
Komt er een nieuwe vraag? Dan start het proces opnieuw. Soms is de huidige set gegevens al voldoende, soms zijn er extra gegevens nodig om de nieuwe vragen te beantwoorden. Die gegevens worden dan toegevoegd aan de modelgegevensset.
Duidelijke afspraken over de randvoorwaarden
Over alle randvoorwaarden die gelden bij het beantwoorden van de vragen maken zorgaanbieders en informatie-vragende partijen duidelijke afspraken. Bijvoorbeeld over hoe vaak gegevens uitgewisseld gaan worden, met welk doel, wat de juridische context is, en wat er met de gegevens wordt gedaan. De afspraken worden vervolgens vastgelegd in een zogenoemd uitwisselprofiel.
Alle vastgestelde uitwisselprofielen kun je vervolgens bekijken op het publicatieplatform.