Voor elke halfjaar- en jaarverantwoording was Heemzicht soms dagen bezig met het opleveren van rapportages aan verschillende partijen. Die rapportages zijn volgens Gert van der Beek voor zo’n negentig procent hetzelfde. Gert is coördinator ondersteunende diensten, zijn collega Marcel van Rijswijk is manager ondersteunende diensten. Tijdens de implementatie van KIK-V hebben zij ontdekt dat de werkwijze niet alleen de externe gegevensuitwisseling kan vereenvoudigen, maar ook meer grip geeft op de eigen data.
Een frisse blik
Heemzicht is een relatief kleine zorgorganisatie in Piershil, met 65 woningen, maximaal tachtig cliënten, wijkzorg en ongeveer 180 medewerkers. Marcel werkt er sinds november als manager ondersteunende diensten en komt uit een commerciële omgeving. Voor hem was de zorg “een hele nieuwe tak van sport”. Gert werkt inmiddels bijna tien jaar bij Heemzicht en maakte daarvoor een vergelijkbare overstap: hij werkte 37 jaar bij de Rabobank.
Die achtergrond maakt dat beiden soms met enige verbazing naar de administratieve processen in de zorg kijken. Gert zag destijds bij zijn komst twee grote verschillen met het bankwezen: in de zorg is de financiële ruimte kleiner en zijn er meer administratieve verplichtingen. Marcel verbaasde zich vooral over de hoeveelheid informatie die rond een cliënt wordt uitgewisseld. “Als buitenstaander denk je: iemand wordt opgenomen in een zorgomgeving, er worden een paar formulieren ingevuld en klaar. Maar zo werkt het dus niet.”
Dat merkt Heemzicht onder meer bij de halfjaar- en jaarverantwoording. “Die rapportages zijn voor negentig procent hetzelfde. Maar iedereen wil het net op een andere manier, met een paar dingen erbij of eraf”, zegt Gert.
Met KIK-V worden gegevens volgens afspraken ontsloten, zodat dezelfde gegevens voor verschillende informatievragen kunnen worden gebruikt. Gert: “Als het in een datastation staat waar ze het zelf uit kunnen halen, hoeven wij uiteindelijk alleen nog te zeggen: het is goed, ja of nee.”
Eerst de gegevens in beeld
Heemzicht begon ongeveer een jaar geleden met de voorbereidingen. Sinds januari is de implementatie echt op gang gekomen. Daarbij krijgt Heemzicht ondersteuning van AAG/Infozorg, onder meer bij de technische vraagstukken. Heemzicht heeft zelf geen systeembeheer voor complexe koppelingen tussen systemen en gegevensbronnen.
De eerste stap was daarom te inventariseren welke informatie er is, waar die staat en welke systemen worden gebruikt. “We hadden heel veel in huis, maar het was redelijk versnipperd”, zegt Marcel. Door het traject werd duidelijker welke gegevens bij elkaar gebracht moesten worden en welke koppelingen gelegd moesten worden.
Dat proces leverde ook onverwachte inzichten op. Zo verschenen in de personeelsgegevens ineens honderden medewerkers te veel. Ook kwamen tientallen onbekende cliënten naar voren. Bij nader onderzoek bleek een groot deel al uit zorg te zijn, bijvoorbeeld vanwege verhuizing of overlijden, zonder dat dit in alle achterliggende systemen goed was verwerkt.
Voor Marcel is die opschoning een waardevolle opbrengst van het traject. “Daardoor worden de gegevens niet alleen beter bruikbaar voor externe uitvragen, maar ook betrouwbaarder voor onszelf.”
Ervaring van anderen benutten
Bij het leggen van koppelingen en het oplossen van technische vraagstukken speelt de begeleiding van AAG/Infozorg een rol. Problemen waar Heemzicht voor het eerst tegenaan loopt, zijn elders soms al opgelost. “Dan zeggen zij: dat hebben we eerder gehad, dat lossen we zo op”, vertelt Gert. Ook kan Infozorg de organisatie in contact brengen met een zorgaanbieder die met een vergelijkbaar vraagstuk te maken heeft gehad.
Inmiddels zijn de HR-gegevens op orde en is ook de cliëntenregistratie ver gevorderd. Daarna volgt het financiële gedeelte. De echte winst van de nieuwe werkwijze moet volgend jaar zichtbaar worden wanneer de gegevens over 2026 worden opgevraagd.
Meer doen met de eigen data
Marcel ziet mogelijkheden om verschillende systemen verder met elkaar te verbinden en gegevens via dashboards inzichtelijk te maken. Daarmee wil Heemzicht niet alleen terugkijken naar de afgelopen maand of het afgelopen jaar, maar ook beter vooruit kunnen kijken.
Daarnaast worden gegevens van zorgorganisaties beter vergelijkbaar wanneer zij op dezelfde manier worden vastgelegd en ontsloten. Dat maakt benchmarking en leren van andere organisaties gemakkelijker, zegt Gert. “De getallen zijn misschien groter of kleiner, maar de weg ernaartoe doe je op dezelfde manier.” Juist voor een relatief kleine organisatie kan het waardevol zijn om te zien hoe anderen het aanpakken.
Leren van andere zorgaanbieders
Gerts advies aan andere zorgaanbieders die met KIK-V willen beginnen, sluit daarop aan: zoek organisaties op die al verder zijn. “Zodat je met name in de start niet zelf het wiel hoeft uit te vinden.” Ook ondersteuning door een partij die eerdere implementaties kent, kan volgens hem veel uitzoekwerk voorkomen.
Marcel voegt daar één voorwaarde aan toe: zorg dat KIK-V binnen de organisatie voldoende aandacht en ruimte krijgt. De implementatie raakt verschillende onderdelen, van ICT en HR tot administratie en financiën. Draagvlak bij directie en management helpt om die mensen bij elkaar te brengen en het proces gaande te houden.
Voor Gert komt het traject op een bijzonder moment. Eind dit jaar gaat hij met pensioen en neemt Marcel een groot deel van zijn taken over. Zijn ervaring met KIK-V vat hij nuchter samen: “Soms zie je bergen, maar blijken het uiteindelijk maar heuveltjes te zijn.”