Als je als zorgaanbieder met KIK-V aan de slag gaat, is het analyseren van je eigen gegevens een belangrijke eerste stap. Maar wat komt daar eigenlijk uit? Waar zitten kansen om gegevens beter te benutten en waar liggen nog aandachtspunten? Verschillende zorgaanbieders hebben inmiddels een analyse laten uitvoeren door implementatiepartners AAG en Infozorg. De bijbehorende adviesrapporten leveren waardevolle inzichten op. Tijd om de belangrijkste lessen en inzichten te delen.
Hoe gaat het in kaart brengen van gegevens in zijn werk?
Na de kick-off brengen AAG en Infozorg de modelgegevensset van KIK-V in kaart: gegevens over personeel, planning, organisatie, zorg en financiën. Dat resulteert in een adviesrapport. Dit rapport vormt de brug tussen analyse en implementatie. Het maakt inzichtelijk welke gegevens al beschikbaar zijn, waar aandachtspunten liggen en welke aanpassingen of aanvullingen nodig zijn voordat het datastation wordt ingericht. Met de aanbevelingen uit het adviesrapport van AAG en Infozorg kun je vervolgens zelf aan de slag. Daarna volgen de selectie en implementatie van het datastation. Als het datastation is ingericht, ben je klaar om gegevens uit te wisselen met de informatievragende partij.
Wat blijkt er uit de eerste analyses?
Uit de analyses blijkt dat de basis bij de meeste zorgaanbieders al goed op orde is. Gegevens die nodig zijn voor de dagelijkse zorgverlening en bedrijfsvoering, zoals zorglegitimaties, leveringsvormen, verzuimregistratie, cliënt- en medewerkergegevens en informatie over locaties en capaciteit, zijn doorgaans al netjes vastgelegd in de bestaande systemen. Dat is goed nieuws, want het betekent dat KIK-V voor een groot deel gebruik kan maken van wat er al is. De gegevens die je vastgelegd voor de eigen bedrijfsvoering vormen daarmee het fundament voor de gegevensuitwisseling. De volgende stap is het aanvullen en eenduidiger vastleggen van specifieke gegevens, als dat uit de analyse nodig blijkt.
Waar zitten de aandachtspunten?[
Naast wat al goed gaat, komen uit de analyses bij de meeste zorgaanbieders dezelfde aandachtspunten naar voren. Het gaat meestal niet om gegevens die ontbreken, maar om gegevens die nog niet (eenduidig) of op de juiste plek zijn vastgelegd.
- Zorgfunctie en kwalificatieniveau van medewerkers. Vaak is wel bekend welke functie een medewerker heeft, maar niet welk zorgniveau of welke kwalificatie daarbij hoort. Die informatie is nodig om inzicht te geven in de samenstelling van het personeel, bijvoorbeeld de verhouding tussen verschillende deskundigheidsniveaus.
- Inzet van extern personeel. Zorgaanbieders werken vaak met personeel niet in loondienst, zoals zzp'ers en vrijwilligers. Die inzet is in de praktijk wel bekend, maar staat niet altijd (op de juiste manier) in het bronsysteem. Daardoor kan een onvolledig beeld ontstaan van de personele inzet en de bijbehorende kosten.
- Vestigingsnummers. Voor de uitwisseling moeten gegevens aan een vestiging gekoppeld kunnen worden. Dit doen we binnen KIK-V op basis van het KvK vestigingsnummer. Vestigingsnummers worden echter vaak niet geregistreerd in het bronsysteem. Ons advies is om ze te koppelen aan de kostenplaatsen. Die zijn meestal al ingericht per locatie, waardoor de koppeling relatief eenvoudig te maken is.
Het adviesrapport geeft je een concreet overzicht van de actiepunten waarmee je aan de slag kunt. Zo zie je welke aanpassingen nodig zijn om je gegevens goed te kunnen uitwisselen. Vaak gaat het om aanpassingen in de registratie, zoals het hanteren van een eenduidige nummering of het consequent invullen van einddatums bij contracten.
Met dit artikel willen we je een inkijkje geven in de uitkomsten van de eerste data-analyses. Zo krijg je een beter beeld van wat je kunt verwachten als je zelf met KIK-V aan de slag gaat en welke aandachtspunten je alvast kunt meenemen in je eigen organisatie.
Geïnteresseerd in starten met KIK-V?
Bekijk het ondersteuningsaanbod en meld je aan!