Hoe begin je als zorgorganisatie met KIK-V? Hoeveel tijd kost de implementatie eigenlijk? En moet de datakwaliteit eerst volledig op orde zijn voordat je kunt starten? Deze praktische vragen kwamen uitgebreid aan bod tijdens de KIK-V bijeenkomst op 12 mei. De middag was speciaal georganiseerd voor organisaties die zich oriënteren op deelname aan KIK-V en behoefte hebben aan toelichting, concrete voorbeelden en zicht op de beschikbare ondersteuning vanuit KIK-V.
Levendige discussies
De groep was met ongeveer 30 deelnemers relatief klein, wat zorgde voor een open en actieve sfeer. Gesprekken gingen niet alleen over techniek, maar ook over de status van definities, regionale samenwerking, het belang van datakwaliteit en de vraag hoe organisaties hun data in de toekomst nog slimmer kunnen gebruiken. Tegelijkertijd werd duidelijk dat organisaties die nu instappen kunnen voortbouwen op veel meer ervaring, hulpmiddelen en praktijkkennis dan enkele jaren geleden.
Tijdens de opening benadrukte Lisette Baas, projectleider implementatie bij KIK-V, dat de middag speciaal was georganiseerd voor organisaties die nog aan het begin staan van KIK-V. Veel aanwezigen wilden vooral weten wat er praktisch bij komt kijken: van implementatie en ondersteuning tot validatie en beheer.
Ondersteuning vanuit KIK-V
Els Grevers, bestuurder van Woonzorg Zieuwent, bezocht de bijeenkomst samen met Noortje de Jager, managementassistent. Woonzorg Zieuwent is een kleinschalige zorgorganisatie met dertien appartementen en juist vanwege die kleinschalige omvang wilden zij weten of KIK-V ook voor kleinere organisaties haalbaar en zinvol is. Na afloop waren beiden positief verrast. Vooral het feit dat organisaties de komende jaren ondersteuning krijgen tijdens de implementatiefase, gaf hen vertrouwen om zich verder te verdiepen in KIK-V.
Dat KIK-V veel breder is dan techniek, is een belangrijk thema tijdens de middag
Mandaat nodig
Dat KIK-V veel breder is dan techniek, was een belangrijk thema tijdens de middag. Verschillende sprekers benadrukten dat succesvolle implementatie begint bij samenwerking, eigenaarschap en duidelijke afspraken over data.
“Het is niet alleen een IT-vraagstuk”, vertelde Hetty Mac Leod, projectleider KIK-V en datawerkplaats voor Mijzo en lid van een regionaal datateam Anders Werken in de Zorg, een regionale samenwerking tussen 22 zorgorganisaties. “Je moet zorgen dat je mandaat hebt vanuit je organisatie. Van bestuurder tot degene die uiteindelijk de data invoert: iedereen moet mee in het proces.”
Stappenplan van 12 weken
Florian Maissan en Geert van Rijt van implementatiepartner AAG met onderaannemerschap van Infozorg AAG, lieten zien hoe organisaties via een praktisch stappenplan van twaalf weken begeleid worden: van de eerste analyse van brondata tot de inrichting, validatie en livegang van een datastation.
Daarbij benadrukten ze dat organisaties niet hoeven te wachten tot hun datahuishouding volledig op orde is voordat zij kunnen starten. “Datakwaliteit is een subjectief begrip”, stond op een van de slides. “Wij leren je KIK-V’en, zodat je vervolgens op eigen benen kunt staan.”
Van hick-ups naar versnelling
Dat KIK-V zich snel ontwikkelt, werd bevestigd door verschillende deelnemers. Applicatiebeheerders Laurent van Nieuwenhoven en Cor Kwakkel van Viattence waren enkele jaren geleden al betrokken bij KIK-V, omdat Viattence destijds tot de koploperorganisaties behoorde. Toch haakten ze af, onder meer omdat het proces onvoldoende aansloot op de stappen die de organisatie wilde zetten.
Nu waren zij aanwezig omdat ze merken dat KIK-V in korte tijd een duidelijke professionaliseringsslag heeft doorgemaakt. Zaken die twee jaar geleden nog onduidelijk waren, zoals definities en werkwijzen, zijn inmiddels veel beter uitgewerkt. Beiden gaven aan weer positief tegenover deelname te staan en de draad graag opnieuw te willen oppakken.
Ook Jaap Evers, manager bedrijfsvoering van Maria Dommer Stichting, zag een duidelijke stroomversnelling. De hick-ups van een paar jaar geleden lijken grotendeels verdwenen en organisaties kunnen nu profiteren van meer ervaring, betere hulpmiddelen en een hogere datakwaliteit.
Organisaties kunnen nu profiteren van meer ervaring, betere hulpmiddelen en een hogere datakwaliteit
One trick pony
Tijdens de presentaties was ook veel aandacht voor beheer, borging en standaardisatie. “Gestandaardiseerde data-uitwisseling is niet een ‘one-trick pony’”, benadrukten de implementatiepartners. “Het succes zit in goede borging en beheerafspraken.”
De praktijkverhalen van Santé Partners en Mijzo maakten de abstracte thema’s tastbaar. Ruben Sanders van Santé Partners liet zien hoe zijn organisatie stap voor stap werkte aan betrouwbare managementinformatie en validatie van gegevens. Daarbij bleek dat landelijke definities soms anders uitpakken dan interne rapportages.
Dat leidde tot herkenbare gesprekken in de zaal over definities, vergelijkbaarheid en benchmarken. Wanneer valt iemand precies binnen ‘zorgpersoneel’? Hoe vergelijk je organisaties die intern andere keuzes maken? En hoe voorkom je dat verschillende definities leiden tot verschillende waarheden?
Juist die open gesprekken gaven veel aanwezigen vertrouwen. Problemen en onzekerheden werden niet weggepoetst, maar juist besproken als onderdeel van een leerproces waar de sector gezamenlijk doorheen gaat.
Ook vragen over kosten, beheer en capaciteit kwamen aan bod. Daarbij werd meerdere keren benadrukt dat organisaties er niet alleen voor staan. De komende jaren blijft ondersteuning beschikbaar en organisaties kunnen gebruikmaken van geleerde lessen uit eerdere implementaties.
Samen leren
Het belang van samen leren was dan ook een terugkerend thema tijdens de middag. In regionale samenwerkingen, zoals die van Mijzo en Anders Werken in de Zorg, ontstaat door gezamenlijk optrekken een nieuwe manier van samenwerken rondom data. “We willen af van Excel-lijstjes”, zei Hetty Mac Leod treffend. Maar minstens zo belangrijk: organisaties willen toewerken naar een situatie waarin data niet alleen wordt aangeleverd, maar ook echt gebruikt kan worden om samen te leren, te sturen en vooruit te kijken. Of zoals ze het treffend samenvatte: “KIK-V heeft pas echt waarde als je het daadwerkelijk gaat gebruiken.”
Contact
Onze adviseurs nemen binnenkort contact met je op om de mogelijkheden met je te bespreken, je vragen te beantwoorden en samen te kijken welke ondersteuning het beste aansluit bij jouw organisatie. Wil je nu al starten met KIK-V meld je aan via onderstaande link.