‘Kennissessie voelde als een bevestiging’
De RijnWaal Zorggroep heeft de ambitie om een Hoog Presterende Organisatie te worden. Deelnemen aan het KIK-V-programma draagt daaraan bij. Dat vinden kwaliteitsadviseurs Marianne Klein Middelink en Lianne Pere, die deelnemen aan de KIK-V-kennissessies. “We zijn er op het juiste moment ingestapt.”
Wat bracht jullie ertoe om aan KIK-V te gaan deelnemen?
Marianne: “We hoorden via Actiz van het bestaan, zijn erin gedoken en zagen aan de stakeholders die erbij betrokken zijn: dit is een serieuze zaak. We herkenden de problematiek, want het ophalen van de benodigde informatie is ook in onze organisatie elk jaar weer een struggle.’
Lianne: “Elk jaar denken we: hoe hadden we dat vorig jaar ook alweer geteld? We zijn een stapje verder nu een medewerker daar een Excel-sheet van heeft gemaakt, maar het kost nog veel tijd.”
Jullie hebben een projectgroep ingericht en de zelfscan gedaan. Wat hadden jullie daaraan?
Marianne: “De zelfscan riep vooral veel vragen en onderlinge dialoog op. We wisten niet goed waar we stonden. Zijn onze applicaties goed ingericht? Onze gegevens wel actueel? Ons aanleverproces voor de gegevensuitvragen? Hadden we niet vastgelegd. Dat waren wel eyeopeners. De zelfscan zette ons aan het denken.”
Hoe ‘datagedreven’ werken jullie nu?
Lianne: “We werken wel met data, vooral HR, bijvoorbeeld over in- en uitstroom van personeel. Wat de Basisveiligheid betreft doen we er nog niet zoveel mee. Teams krijgen handmatig informatie uit de systemen over onder meer decubitus. Maar ze zijn niet gewend om die te analyseren en ermee te werken. Het is nog geen automatisme.”
Marianne: “Dat is een van de ontwikkelingen die onze zorgmedewerkers moeten doormaken. We zijn twee jaar geleden begonnen met een traject om een Hoog Presterende Organisatie te worden, daar is dit een onderdeel van. KIK-V is ondersteunend aan die ontwikkeling.”
Jullie hebben van KIK-V een startdocument ontvangen en nemen aan de kennissessies deel. Hoe ervaren jullie dat?
Lianne: “Uit het startdocument blijkt dat we er als organisatie gemiddeld voor staan. Op alle onderdelen hebben we wel een ontwikkelstuk te gaan. De eerste – en tot nu toe enige – kennissessie die we hebben bijgewoond, was heel toegankelijk en laagdrempelig. Het was ook fijn dat de andere deelnemers ongeveer op hetzelfde niveau zitten als wij. De sessie maakte duidelijk hoe het traject er precies uitziet, welke stappen we moeten zetten, welke begeleiding we kunnen krijgen en waar wij op dit moment in het traject staan. Dat voelde als een bevestiging: oké, we zijn al een eindje gevorderd.”
Marianne: “Het is fijn dát we die begeleiding krijgen. Nu kan het nog, straks is die ondersteuning er misschien niet meer en moet je het allemaal zelf doen. We zijn er op het juiste moment ingestapt.”
Jullie hebben binnenkort de tweede sessie. Wat gaan jullie dan doen?
Lianne: “We hebben een plan van aanpak gemaakt en ons instapniveau (het niveau waarop een organisatie met KIK-V begint, red.) bepaald. We hebben besloten dat we op het laagste niveau beginnen, om niet te hoog te grijpen. In de sessie gaan we bespreken of dat een goeie keuze is.”
Marianne: “Het is wel de vraag of we überhaupt in staat zullen zijn om door te ontwikkelen tot het hoogste niveau, maar sowieso draagt alles wat we doen bij aan meer efficiëntie en effectiviteit. We kunnen straks over meer sturingsinformatie beschikken. Van de gegevens over in- en uitstroom van personeel kunnen we straks betere analyses maken: hoe komt het en wat kunnen we eraan doen?”
Lianne: “Met de informatie-uitvraag over de Basisveiligheid, denk aan behoeften van cliënten rond eten en drinken vastleggen, is het wat lastiger. Het zal ons in ieder geval brengen dat het normaal wordt, dat het in het proces zit, om het er met cliënten regelmatig over te hebben. We willen medewerkers niet alleen belasten met metingen doen en gegevens registreren, zij – en cliënten – moeten er ook echt iets aan hebben.”