Slechts drie vragen voor een inspectiebezoek? De IGJ durft het aan!

Flora Palimetaki is senior inspecteur bij de Inspectie Gezondheid en Jeugd (IGJ). Samen met haar collega Peter Coolen, adviseur, vertelt ze over de vereenvoudigde vragenlijst die de IGJ sinds begin dit jaar gebruikt om gegevens op te vragen bij verpleeghuizen. Voorafgaand aan een inspectiebezoek krijgt een verpleeghuis geen lange vragenlijst meer, maar een mail met slechts drie korte vragen. Deze werkwijze is afgesproken in het IGJ-uitwisselprofiel van KIK-V.

Kunnen jullie de achtergrond schetsen van de nieuwe werkwijze?

Flora: Inspecteurs vragen kwaliteitsinformatie op voorafgaand, tijdens of na een inspectiebezoek aan een verpleeghuis. Dit deden wij door een uitgebreide vragenlijst te sturen om informatie op te vragen over bijvoorbeeld het aantal cliënten en hun zorgvraag, het aantal zorgverleners en hun kennisniveau, de aanwezigheid van een specialist ouderengeneeskunde en personeelsaangelegenheden zoals de in- en uitstroom, verzuim en vacatures. In totaal ging het om zo’n dertig vragen. In de afgelopen periode hebben we nauwkeurig in kaart gebracht wat we eigenlijk met die informatie deden. En of wij deze informatie wel voorafgaand aan een bezoek nodig hebben. De conclusie was dat dat voor een deel niet zo was.

Het klinkt een stuk eenvoudiger, voor alle partijen. Maar het is ook een grote stap

Flora: Inspecteurs willen zorgaanbieders recht doen en een goed beeld hebben van de situatie. Wij hebben het verkleinen van de vragenlijst dus zorgvuldig aangepakt. Inspecteurs die met deze vragenlijsten gaan werken hebben kritisch meegedacht. Dat was niet alleen nuttig en leerzaam, het was ook erg leuk om hierop te reflecteren met elkaar. Ook hebben wij de nieuwe vragenlijst afgestemd met andere ketenpartners en een aantal zorgaanbieders.

Hoe hebben jullie een selectie gemaakt van informatie die vooraf nodig is?

Flora: Bij het selecteren namen wij als uitgangspunt dat de gevraagde informatie in het inspectierapport over het verpleeghuis terug moet komen. Ook hebben wij gekeken naar welke gegevens we écht voorafgaand aan een bezoek nodig hebben. Of kunnen we bepaalde vragen ook tijdens bezoek stellen?  

Peter: Door deze analyse zijn er van de dertig vragen nog drie vragen overgebleven, namelijk twee vragen over het aantal cliënten en hun zorgbehoefte en een gecombineerde vraag over het aantal zorgverleners en hun deskundigheidsniveau. Wij stellen deze vragen in ieder geval voorafgaand aan een aangekondigd bezoek aan een verpleeghuis. Of na afloop van een onaangekondigd bezoek. 

Op welke manier stelt de IGJ deze vragen?

Peter: Aan de vorm verandert niet veel: we sturen de vragenlijst per e-mail in Excel. Zorgaanbieders mailen de vragenlijst via een beveiligde mailomgeving terug. Doordat dat min of meer bij het oude blijft, kunnen we nu op deze manier met alle verpleeghuizen gegevens uitwisselen, ongeacht of ze al bezig zijn met KIK-V.

Welke vragen kunnen verpleeghuizen verwachten tijdens het bezoek zelf?

Peter: Inspecteurs bekijken ter plekke welke informatie zij nog nodig hebben. Hier wijzigt niets aan. Dat deden inspecteurs altijd al. Zij kunnen bijvoorbeeld vragen naar het ziekteverzuim, arbeidsmarktproblematiek, wie medisch eindverantwoordelijk is en hoe er met flexkrachten wordt omgegaan. Ook vragen inspecteurs (beleids)documenten. De inspecteurs stemmen dit tijdens het inspectiebezoek af met de zorgaanbieder. Het is in ieder geval kwaliteits- en managementinformatie die de betrokken zorgaanbieder paraat heeft.   

Wat was de rol van het programma KIK-V?

Flora: KIK-V was en is in the lead; ze begeleiden ons als ketenpartij bij het proces. Bij het maken van dit uitwisselprofiel hebben ze onze ogen geopend. Door de rake vragen en de analyse van de bestaande vragenlijst ontdekten we wat er voortaan eenvoudiger kan, zonder kwaliteitsverlies.    

Merken jullie ook andere effecten door KIK-V?

Peter: KIK-V zorgt voor meer eenduidigheid. Een concreet voorbeeld is dat we nu net als andere ketenpartijen de term ‘kennisniveau’ hanteren, in plaats van ‘deskundigheidsniveau’. Maar ook op het gebied van datagedreven werken trekken wij meer samen op met andere ketenpartijen zoals de Nederlandse Zorgautoriteit en het Zorginstituut Nederland. Dat is een beweging die KIK-V in gang zet.

De IGJ gaat dus met deze aangepaste vragenlijst aan verpleeghuizen werken. Gaat het ook voor andere zorgdomeinen gelden?

Flora: Dat denken we zeker. We zijn al bezig om voor de wijkverpleging een vragenlijst met een paar vragen samen te stellen. En dat sluit mooi aan bij het programma KIK-V dat wil verbreden van verpleeghuiszorg naar de wijkverpleging.